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Inventario de personal: qué es, cómo hacerlo y cómo ayuda a las pymes

El inventario de personal, que permite a las pymes planificar el futuro de los recursos humanos, debe contener el número de trabajadores, su puesto y su perfil profesional.

La organización de todos los recursos es una de las claves para la buena gestión en pequeñas y medianas empresas. Es muy común realizar inventarios de material, de productos, de envíos o de cualquier otro ámbito de relevancia, en función de la actividad principal de la pyme. Sin embargo, existe un ámbito de relevancia sobre el que no se suelen realizar inventarios: los trabajadores. ¿Tiene sentido realizar un inventario de personal? ¿Qué datos anotar en él? ¿Cómo realizarlo correctamente y qué aportará a la pyme?

Introducción al inventario de personal

En él se resumen las características de los trabajadores de la compañía para sistematizar la información de cada uno de ellos. Según explican desde ConAvalSi.com, portal iniciado por la Asociación Española de Sociedades de Garantía Recíproca, CESGAR, a las pymes con más empleados les es necesario tener un inventario de personal, ya que les permite mantener organizada la información de sus trabajadores.

A través de este instrumento, estas empresas también pueden planificar el futuro de los recursos humanos a corto, medio y largo plazo ya que pueden conocer el número de personas que permanecerán en su puesto y cuántas lo dejarán a su finalización de contrato o jubilación.

Datos del personal

En ese inventario se debe reflejar el número de personas que trabajan en el negocio y sus datos básicos, aparte de detalles sobre sus habilidades, aptitudes y capacidades, tanto aquellas relacionadas con el puesto que desempeñan como con vistas a futuros ascensos.

Entre las ventajas de estos inventarios destaca que el empresario puede detectar de manera más sencilla quiénes son los candidatos idóneos para ascensos o para cubrir puestos vacantes, lo que le permitirá reducir los costes que implica la rotación del personal.

Necesidades de formación

Con un inventario de personal, las pymes tendrán también una imagen más clara de los puestos que ocupan sus empleados y las funciones que están desempeñando. De esta manera también les será más sencillo detectar las posibles necesidades de formación. La formación profesional no solo contribuye a mejorar la motivación de los trabajadores sino que también repercute en el aumento de la productividad y competitividad de cualquier empresa.

Por otro lado, el inventario permite perfilar mejor la escala retributiva de cada puesto y ayuda a tomar decisiones estratégicas de cara a la reorganización del personal.