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Autónomos y pymes: ¿estáis llevando bien vuestros libros de registro?

Estos Libros de Registro se pueden llevar de forma física y manual o a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

Libros registro autónomos

Los libros de registro sirven a las empresas y negocios para detallar en ellos todas las operaciones que desarrollan, fruto de su actividad. Es una herramienta de transparencia de las cuentas pero, además, puede servir a las propias compañías para conocer su situación financiera, analizar los problemas y buscar soluciones.

Estos libros deben rellenarse con claridad y exactitud, además de poner por orden las fechas en las que se han desarrollado las distintas operaciones y de tener las páginas numeradas de forma correlativa.

En general no constarán en ellos espacios en blanco, salvo en los libros de registro de bienes de inversión, que se respetará este espacio para la previsión de los posibles cálculos y ajustes definitivos. Tampoco podrán incluir tachaduras o interpolaciones. En caso de que se hubiese cometido un error o se hubiese olvidado alguna operación, deberá incluirse a continuación e inmediatamente, en el momento en que se advierta.

Las anotaciones que se hagan deberán estar en euros. En caso de que las facturas de las operaciones pertinentes estuviesen en otra divisa diferente, deberá hacerse su conversión para el libro de registro.

En los casos de los que se realicen a través de la Sede Electrónica, se llevarán atendiendo a las especificaciones normativas y técnicas señaladas en la Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo. En ella se establece que el procedimiento será mediante los servicios web basados en el intercambio de mensajes de formato XML (con un número máximo de 10.000 registros por cada envío) o mediante el formulario web (los registros serán de forma individual). En el primer caso será necesario el certificado electrónico, mientras que para el segundo también servirá el cl@ve PIN.

Dentro del Libro de Registro, deben anotarse las operaciones de tal forma que permitan determinar cada periodo de liquidación diferente. Además se deben incluir datos como el importe total de IVA repercutido a los clientes y el cobrado, así como el importe total del impuesto soportado por sus adquisiciones, importaciones de bienes o prestación de servicios, o, cuando corresponda, por los autoconsumos que realice.

También se deberá recoger la situación de los bienes de determinadas operaciones intracomunitarias, tal y como apunta la Administración, “en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o adquisiciones intracomunitarias”.

Rectificaciones y cambios ante fallos

Pero, ¿qué hacer si se comente un error o se necesita rectificar? Cuando sean Libros de Registro que no se lleven a través de la Sede Electrónica, se deberá realizar en un asiento (o grupo de asientos) único al finalizar el periodo de liquidación correspondiente. Debe diferenciarse que es la rectificación y debe permitir determinar el impuesto devengado correspondiente y soportado.

Cuando se trate de bienes de inversión y la rectificación sea relativa a la regularización de las deducciones, la normativa establece que se deben anotar junto a la anotación del bien al que se refieran en el propio Libro de Registro de bienes de inversión.

Por último, cuando se trate de los Libros de Registro que se realizan a través de la Sede Electrónica, deberá informarse de las “rectificaciones registrales” con una clave específica, tal y como apunta el anexo 2 de la Orden citada anteriormente.